Infonäytöt toimivat hyvänä tukena sisäiselle viestinnälle erilaisissa työympäristöissä. Infonäyttöjärjestelmän valinta on olennainen askel, sillä hyvin suunniteltu kokonaisuus auttaa tiedottamaan tärkeistä teemoista, ohjaamaan työtä ja suoraviivaistamaan prosesseja. Ja kun halutaan parantaa yrityksen sisäistä viestintää, sopivan infonäyttöohjelmiston valintaan pitää kiinnittää huomiota. Pelkkä hyvä järjestelmä ei tietenkään vielä takaa onnistunutta viestintää, mutta sen pitäisi tukee arkea fiksusti, jotta henkilöstö voi keskittyä olennaiseen. Tekniikan pitää toimia taustalla huomaamatta ja tehokkaasti, jotta viestintä sujuu ilman ylimääräistä vaivaa.
Infonäyttöjen taustalla toimivan ohjelmiston on vastattava nykyaikaisen sisäisen viestinnän tarpeisiin niin turvallisuuden, käytettävyyden kuin skaalattavuudenkin osalta. Tässä blogissa käymme läpi kuusi keskeistä vaatimusta, jotka kannattaa huomioida, kun valitaan infonäyttöjärjestelmää sisäisen viestinnän tarpeiisiin.
Lue myös: Kaikki FirstView’n ratkaisut yritysviestintään »
Keskitetty ja hajautettu sisältöjen hallinta
Toimiva infonäyttöjärjestelmä on pilvipohjainen, ja se tukee sekä keskitettyä että hajautettua sisältöjenhallintaa. Sisältöjen helppo julkaiseminen ja päivittäminen ovat keskeisessä roolissa tehokkaassa viestinnässä. Kun nämä voidaan toteuttaa keskitetysti etänä, säästyy aikaa ja viestintää voidaan tehdä tehokkaasti ja joustavasti.
Monesti organisaatiossa on tarve viestiä useille eri tiimeille, eri toimipisteisiin ja erilaisiin työympäristöihin. Nämä käyttötapaukset edellyttävät erilaista viestintää ja sisältöjä. Toisaalla tarvitaan ajantasaista tietoa prosesseista tai varastotilanteesta, toiset tiimit taas kaipaavat ennakoivaa tietoa vaikkapa asiakaskohtaamisten suunnittelua varten. Tällöin eri tiimeille tarkoitetut sisällöt tulee voida kohdentaa ja päivittää helposti etänä.
📌 Tutustu MediaCloudiin – sisällönhallinnan työkalumme »
Tietoturva, monitorointi & käyttäjähallinta
Tämän päivän digitaalisessa ympäristössä jokaisen yrityksen käyttämän järjestelmän on oltava tietoturvallinen. Vaikka sisäinen viestintä ei aina sisällä arkaluontoista tietoa, sen toteutuksessa ei voi tinkiä tietoturvasta. Yksi heikko lenkki voi vaarantaa koko yrityksen IT-infran.
Valitse järjestelmä, joka perustuu Secure by Design -periaatteeseen: tietoturva ei ole lisäpalikka vaan osa järjestelmän ydintä. Kun järjestelmä on suunniteltu tämän periaatteen mukaan, se on lähtökohtaisesti turvallinen, sillä tietoturvaelementit on rakennettu järjestelmän sisään jo suunnitteluvaiheessa.
Toisekseen, järjestelmässä tulee olla selkeä roolipohjainen käyttäjähallinta ja mahdollisuus kaksivaiheiseen tunnistautumiseen.
Lisäksi IT:n kannalta on tärkeää, että järjestelmä mahdollistaa myös laitekohtaisen seurannan, analytiikan ja diagnostiikan. Jos yhdessä laitteessa ilmenee vika, se voidaan helposti paikantaa ja vikatilanne korjata, kun laitteita voidaan monitoroida keskitetysti yhdestä paikasta. Näin tekninen tuki, huolto tai laitteen vaihto voidaan tilata heti vian ilmettyä. Reaaliaikainen seuranta vapauttaa IT-resursseja ja tukee arjen sujuvuutta.
Sisällönhallinnan helppous ja automaatiot
Sisällönhallinnan helppous on yksi tärkeimmistä valintaperusteista toimivalle infonäyttöjärjestelmälle. Hyvän järjestelmän avulla sisällön luominen, ajastaminen ja muokkaaminen onnistuu helposti, myös ilman teknistä osaamista. Kun järjestelmää käytetään sisäisen viestinnän tarpeisiin, eivät sisältöjen luojat ja julkaisijat yleensä ole IT-ammattilaisia, vaan esimerkiksi HR- tai viestintätiimin jäseniä.
Toimiva sisällönhallinta tukee sisältöjen priorisointia, ajastuksia ja kohdentamista. Myös integaatiot sisällöntuotannon muihin työkaluihin helpottavat viestijän työtä. Kun olemassa oleva sisältö voidaan hakea vaikka yrityksen somesta, tai julkaista suoraan Canvasta, vältytään kaksinkertaiselta työltä ja sisällöt päivittyvät automaatioiden avulla kuin itsekseen. Integraatiot auttavat myös ylläpitämään visuaalisen ilmeen linjassa muun brändiviestinnän.
Lue myös: Mistä tunnistaa helppokäyttöisen infonäyttöjärjestelmän? »
Järjestelmän skaalautuvuus ja integraatiot
Infonäyttöjärjestelmän ei tulisi olla erillinen yksittäinen järjestelmä, vaan osa kokonaisuutta. Toimiva infonäyttöohjelmisto integroituu arjessa käytettäviin työkaluihin: intranettiin, kalenteriin, projektinhallinta työkaluun ja tuotannon toiminnanohjausjärjestelmään. Kun ohjelmisto toimii saumattomasti yhteen jokapäiväisessä käytössä olevien muiden järjestelmien kanssa, siitä tulee vaivatta osa organisaation arkea.
Laajat integraatiomahdollisuudet kertovat myös siitä, miten helposti järjestelmä skaalautuu käyttöalueen tai koko toiminnan laajentuessa. Tulevaisuuden kasvu ja uudet aluevaltaukset on tärkeää ennakoida infonäyttöjärjestelmää valittaessa. Hyvä järjestelmä palvelee pienemmässä mittakaavassa, mutta on helposti skaalattavissa myös uusiin toimipisteisiin, uusille tiimeille ja laajenevalle toiminnalle.
Kasvun ja muutoksen keskellä järjestelmänkin pitää siis mukautua. Signage as a Service -malli tarjoaa skaalautuvan ratkaisun: näytöt ja palvelut kasvavat tarpeiden mukana ilman raskasta investointia.
Energiatehokkuus ja vastuullisuus
Vastuullisuus on tärkeää huomioida myös teknisissä hankinnoissa ja infonäyttöjärjestelmän valinnassa. Laitteiden hankinnan yhteydessä kannattaa huomioida laitteiden energiatehokkuus, elinkaari ja valmistajan vastuullisuuskäytännöt.
Lisäksi toimivan infonäyttöjärjestelmän tulisi mahdollistaa laitteiden etähallinta myös virransäästöjen osalta. Kun käytetään moderneja ja energiatehokkaita laitteita, jotka sammuvat toimiston mennessä kiinni ja heräävät aamulla automaattisesti, saadaan selvää säästöä sähkölaskuun, ja sen myötä pienennetään hiilijalanjälkeä.
Käyttöönoton tuki – avain onnistuneeseen viestintään
Uuden järjestelmän hankinta ei ole vain tekninen päätös – se on muutosprosessi. Hyvä käyttöönotto kattaa teknisen asennuksen lisäksi integraatiot, käyttäjien koulutuksen ja tarvittaessa auttaa suunnittelemaan viestinnän alusta asti uudelleen.
Hyvä palveluntarjoaja ei jätä yritystä yksin käyttöönoton kanssa. Asiantunteva ja kattava käyttöönoton tuki voi olla avaintekijä siihen, että yrityksen sisäinen viestintä viedään infonäyttöjen avulla uudelle tasolle. Valitse kumppani, joka kulkee rinnalla koko matkan. FirstView’n asiantunteva käyttöönotto tukee tiimiäsi ja tekee siirtymästä sujuvan.
Lue lisää, miksi asiakkaamme luottavat meihin – arvosana 9,3/10 »
Yhteenveto: teknologia ei ole viestinnän tavoite vaan sen mahdollistaja
Hyvä infonäyttöohjelmisto ei vie huomiota itseensä. Se toimii taustalla, mahdollistaa sujuvan arjen, vähentää manuaalista työtä ja parantaa viestinnän tavoittavuutta.
Seuraavissa blogeissa syvennymme tarkemmin viestinnän sisältöihin, onnistuneisiin käyttöönottoihin ja konkreettisiin esimerkkeihin eri toimialoilta. Sillä välin, ota yhteyttä, niin suunnitellaan teille toimivin ratkaisu!
