Infonäytöt ovat nykyaikaisen digitaalisen viestinnän kulmakivi. Kun viestiä halutaan jakaa tehokkaasti, oikein valittu infonäyttöjärjestelmä tekee siitä sujuvaa ja vaivatonta. Mutta mistä tunnistaa helppokäyttöisen järjestelmän jo ennen ostopäätöstä?
Useimmat infonäyttöjärjestelmät tarjoavat laajasti erilaisia ominaisuuksia. Käytettävyys voi jäädä kuitenkin myyntineuvottelussa sivuosaan. Usein käyttökokemus konkretisoituukin vasta, kun järjestelmä on jo otettu käyttöön.
Tässä blogissa tarkastelemme, millaiset ominaisuudet tekevät infonäyttöjärjestelmästä aidosti käytäjäystävällisen. Kriteerit perustuvat yli 20 vuoden kokemukseen ja satoihin asiakasprojekteihin. Infonäyttöoihjelmistoa valittatessa, kiinnitä siis huomiota ainakin näihin:
1. Selkeä sisällönhallinta on kaiken A ja O
Jotta infonäyttöjärjestelmä palvelee tarpeitasi nyt ja tulevaisuudessa, on käyttöliittymän syytä olla selkeä ja riittävän yksinkertainen. Toisaalta sen on mahdollistettava myös vaativammat toiminnot vaivattomasti.
Ensinnäkin, helppokäyttöinen infonäyttöohjelmisto mahdollistaa sisältöjen hallinnan keskitetysti, hajautetusti ja loogisesti. Käyttöliittymän tulee olla niin intuitiivinen, että myös ensikertalainen löytää tarvittavat toiminnot muutamassa minuutissa.
Voiko sisältöjä päivittää kaikille näytöille yhdestä paikasta? Entä pystyykö viestiä kohdentamaan eri toimipisteisiin, tiloihin tai vain yhdelle näytölle? Keskitetyn hallinnan lisäksi on tärkeää, että voit kohdentaa sisältöjä. Usein yhdessä toimipisteessä tai tilassa halutaan viestiä paikallisesti eri asioista kuin toisaalla. Tämän takia sisältöjen helppo kohdentaminen on tärkeä ominaisuus ja hyvä huomioida järjestelmää valittaessa.
Onnistuuko viestin päivitys reaaliajassa ja voiko yksi henkilö hoitaa päivitykset kaikkialle? Onko sekä keskitetty että näyttö- tai toimipistekohtainen sisältöjen hallinta mahdollista ja helppoa? Käytettävyyteen ja helppouteen kannattaa kiinnittää huomioita, sillä ne säästävät aikaa ja resursseja – etenkin jos infonäyttöjä on useissa toimipisteissä.
Lyhyesti sanottuna, toimivassa infonäyttöjärjestelmässä voit luoda, ajastaa ja jakaa sisältöjä parilla klikkauksella.
Lue lisää: Onnistuneen viestinnän keskiössä on älykäs sisällönhallinta
2. Suomenkielinen käyttöliittymä helpottaa arkea
Toiseksi, sisältöjä päivittävät usein erilaisissa rooleissa työskentelevät henkilöt uraansa aloittelevasta harjoittelijasta viestinnän ammattilaiseen. Jos henkilöstön työkieli on suomi, valitse infonäyttöjärjestelmä, joka toimii myös suomeksi. Suomalaisen palveluntarjoajan valitseminen tarkoittaa myös sitä, että saat tarvittaessa tukea järjestelmän käyttöön suomeksi! Tämä nopeuttaa ongelmatilanteiden ratkaisua ja vähentää virheiden mahdollisuutta.
Lue myös blogi: Miksi asiakkaamme luottavat meihin digitaalisen viestinnän ratkaisuissa?
Saman infonäyttöohjelmiston on siis palveltava useita erilaisia käyttäjiä. Lisäksi työtä helpottaa, jos sisältöjä voi hallita useilla erilaisilla laitteilla: eri toimipisteissä ja eri työntekijöillä voi olla käytössään erilaisia tietokoneita, tai vain puhelin tai tabletti.
Lisäksi käyttöliittymä, joka muistuttaa muita tunnettuja digipalveluita, helpottaa käytön oppimista. Kun navigointi tuntuu tutulta, myös palvelun käyttö on luontevaa.
3. Skaalautuvuus kertoo järjestelmän järkevyydestä
Kun yritystoiminta muuttuu, myös tarpeet kasvavat ja kehittyvät. Kun valitset infonäyttöjärjestelmää, huomioi myös tulevat tarpeet ja selvitä, kuinka helposti järjestelmä on skaalattavissa laajempaan ja monipuolisempaan käyttöön.
Tällä hetkellä tarvitset käyttöoikeuden ehkä vain kahdelle tai kolmelle henkilölle, mutta tulevaisuudessa sisällönhallinnasta saattaa vastata useampia henkilöitä. Lisäksi saatat tarvita erilaisia käyttäjärooleja. Tiiminvetäjän on pystyttävä hallinnoimaan kaikkia järjestelmän toimintoja, kun taas toimipisteissä voi olla yksi henkilö, jonka tehtäviin kuuluu ainoastaan pienet päivitykset kyseisen toimipisteen sisältöihin.
Lisäksi saatavilla olevat integraatiot kannattaa selvittää hyvissä ajoin. Kiinnitä huomiota myös niihin, joita et vielä tarvitse, sillä tämä kertoo järjestelmän skaalauspotentiaalista. Vaikka juuri nyt ajankohtaista on vain tilavarausten näyttäminen kalenterista, ensi vuonna haluat ehkä myös näkyviin intran uutiset Sharepointista. Toisin sanoen, mitä laajemmin infonäyttöohjelmisto mahdollistaa erilaiset integraatiot, sitä varmemmin se palvelee myös tulevaisuuden tarpeita.
Tutustu lisää: MediaCloudin älykkäillä integraatioilla tuot näytöille sisältöä olemassa olevista järjestelmistä.
Yhteenvetotona, kiinnitä valintaa tehdessä huomioita ainakin näihin:
- Voinko lisätä käyttäjiä rooleineen helposti?
- Saanko lisättyä uusia näyttöjä helposti?
- Onko järjestelmässä valmiit integraatiot muihin järjestelmiin?
Helppokäyttöinen järjestelmä on siis sellainen, johon voi helposti lisätä uusia käyttäjiä, näyttöjä ja ominaisuuksia ilman monimutkaisia prosesseja.
4. Etähallinta ja tietoturva kulkevat käsi kädessä
Digitaaliset infonäytöt sijaitsevat harvoin yhdessä paikassa. Siksi sisältöjen on oltava päivitettävissä pilvipohjaisesti, ilman tarvetta asentaa ohjelmia joka koneelle. Kun infonäyttöjärjestelmä toimii selaimessa, voit tehdä päivityksiä missä ja milloin tahansa.
Tietoturva on täysin oma lukunsa. Käyttäjätasojen hallinta, turvallinen kirjautuminen ja erilaiset käyttöoikeudet ovat kriittisiä. Järjestelmässä voi olla, infonäyttöjen käyttötarkoituksista riippuen, paljon yrityksen sisäistä tietoa, jolloin suojaaminen on tärkeää. Selkeät ja monipuoliset käyttäjätasot ja käyttöoikeudet varmistavat, että jokainen työntekijä pääsee muokkaamaan vain niitä sisältöjä, joihin hänen on tarpeen päästä käsiksi. Turvalliset kirjautumisprosessit, esimerkiksi SSO ja 2-vaiheinen tunnistautuminen, ovat jo tämän päivän perusvaatimuksia. Samalla ne suojaavat järjestelmää ulkopuolisilta.
Lisäksi etämonitorointi mahdollistaa kaikkien järjestelmän laitteiden valvonnan ja hallinnan keskitetysti. Vaikka sisältöjä voi hallita useat työntekijät eri toimipisteissä, voidaan koko järjestelmää valvoa yhdestä paikasta, ja tarvittaessa ottaa ohjat tiettyjen näyttöjen, sisältöjen tai sisältökokonaisuuksien osalta.
5. Sisältötyyppien ja laitteiden monipuolisuus
Eri tilanteet vaativat erilaisia sisältöjä. Helppokäyttöinen infonäyttöjärjestelmä antaa mahdollisuuden lisätä niin kuvia, videoita, web-sisältöä kuin sisältöä suoraan muista järjestelmistä.
Lue myös blogit: Näin luot vaikuttavia sisältöjä helposti ja Puoli-ilmaisia sisältötyökaluja graafisille amatööreille.
Kiinnitä siis huomiota järjestelmän mahdollistamiin sisältötyyppeihin. Pystytkö tuomaan infonäytöille helposti oman brändi-ilmeesi? Onnistuuko valmiin viestinnän tuonti esimerkiksi intrasta? Tai saatko helposti näkyviin viime kuun tärkeät tuotantoluvut ja tavoitteet PowerBi:stä?
Lisäksi on hyvä varmistaa mahdollistaako järjestelmä interaktiivisten sisältöjen käytön. Voiko asiakkaasi esimerkiksi navigoida infonäytöllä eri näkymien välillä, etsiä tietoa tai selata sisältöjä? Voiko infonäyttöjärjestelmää käyttää ilmoittautumiseen tai ajan varaamiseen?
Lue lisää: Interkatiivinen infonäyttö kiinnittä huomion.
Myös laitteiden yhdistämisen järjestelmään tulisi olla suoraviivaista. Hyvä infonäyttöjärjestelmä tukee useita näyttötyyppejä ja mahdollistaa niiden hallinnan yhdestä paikasta. Voiko olemassa olevat laitteet lisätä järjestelmään? Entä voitko ottaa käyttöön jo aiemmin hankittuja näyttöjä?
Lopuksi: Millainen infonäyttöjärjestelmä palvelee sinua?
Kaikessa yksinkertaisuudessaan: helppokäyttöinen infonäyttöjärjestelmä on visuaalisesti selkeä, kielivalinnoiltaan sopiva, joustava, turvallinen ja helposti laajennettavissa.
Haluatko keskustella tarkemmin infonäyttöjärjestelmistä? Ota meihin yhteyttä, varataan sinulle henkilökohtainen MediaCloud -esittely! Me FirstView’lla autamme mielellämme. Esittelemme käytännön esimerkein, millainen infonäyttöjärjestelmä tekee viestinnästä sujuvaa – ilman säätöä.
