Kun organisaatioon suunnitellaan infonäyttöviestintää, pallo päätyy usein tietohallinnon tai IT-tiimin tontille. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Ennen kaikkea sujuvaa käyttöönottoa, helposti toteutettavia integraatioita, selkeitä käyttäjärooleja ja läpi linjan vahvaa tietoturvaa. Hyvin toteutettuna infonäyttöjärjestelmä ei lisää IT:n työkuormaa, vaan vähentää sitä:
- Käyttäjät voivat päivittää sisältöjä itse
- Käyttäjäroolien hallinta on selkeää
- Järjestelmä päivittyy hallitusti
- Laitteet pysyvät etähallinnan piirissä
FirstView’n ratkaisut on rakennettu juuri tästä lähtökohdasta. Tietohallinnon kuorman minimoimiseksi sisällönhallinnan pitää olla helppoa ja tietoturvallista. Tällöin järjestelmän käyttöönotto ja hallinta aiheuttavat mahdollisimman vähän lisätyötä. Tässä blogissa perehdytään tarkemmin siihen, miten infonäyttöviestintä viedään maaliin turvallisesti ja hallitusti – ja miksi se kannattaa.
Lue myös: Mistä tunnistaa helppokäyttöisen infonäyttöjärjestelmän »
Sujuva käyttöönotto osaksi nykyistä IT-ympäristöä
Moderni infonäyttöjärjestelmä on osa yrityksen laajempaa IT-infrastruktuuria. Käyttöönoton pitäisi tuntua tutulta: laitteet liitetään verkkoon, autentikoidaan ja siirretään hallintaan, jonka jälkeen sisältöjen ajastus ja soittolistat rullaavat omalla painollaan. FirstView MediaCloud on pilvipalvelu, joka mahdollistaa keskitetyn ylläpidon ja hajautetun sisällöntuotannon. Uusia näyttöjä voidaan tuoda palveluun vaiheittain: ensin pilotti, sitten laajennus – ilman erillisiä raskaita projekteja.
Käytännössä IT:n rooli on määrittää peruspolitiikat (verkko, päivitykset, käyttäjäoikeudet) ja varmistaa, että hallintamalli istuu organisaation työskentelytapoihin. Sen jälkeen viestintä ja liiketoimintayksiköt voivat tuottaa sisältöä itsenäisesti.
Ajantasaista tietoa integraatioilla
Infonäyttöjen teho syntyy reaaliaikaisesta tiedosta. MediaCloudiin voidaan integroida esimerkiksi tilavarausjärjestelmä, jotta neuvottelutilojen tilanne näkyy aulassa, tai intranet ja M365-ympäristö, jotta uutiset ja ohjeet päivittyvät näytöille automaattisesti. Tuotannon ympäristöissä integraatio MES/ERP-järjestelmiin avaa mahdollisuuden näyttää reaaliaikaisia KPI-mittareita ja turvallisuustietoja tuotantotiloissa. Firstview’n infonäyttöjen integraatiot taustajärjestelmiin ovat aina tietoturvallisia. Läpi palvelun toteutetut turvalliset käytännöt varmistavat, ettei integraatioidenkaan yhteydessä synny haavoittuvuuksia.
Uusimpana lisänä sisältöjen tuotantoa nopeuttaa Canva-integraatio: valmiiden pohjien ja brändielementtien ansiosta viestintä saa materiaalit näytöille hetkessä tutusta palvelusta. Kun päivitykset tapahtuvat taustajärjestelmien kautta, manuaalinen säätö vähenee ja virheiden riski pienenee.
Lue lisää Canva-integraatiosta: Canvalla sujuvampaa sisällöntuotantoa »
Tietoturva: perusta, käytännöt ja näkyvyys
Tietoturva ei ole vain asetus listassa, vaan koko arkkitehtuurimme perusta. FirstView’n ympäristössä kaikki tiedonsiirto on salattua, ja palvelun pilvi sekä datasäilöt sijaitsevat Euroopassa. Käyttöoikeudet rakennetaan roolipohjaisesti, jotta jokaisella on pääsy vain siihen, mitä työssä tarvitaan. Lisäksi kaksivaiheinen tunnistautuminen ja SSO tukevat tietoturvallista kokonaisratkaisua.
Laitetasolla noudatetaan kovennettuja oletusasetuksia: tarpeettomat portit kiinni, vain tarvittavat palvelut auki. Tämän lisäksi näyttölaitteet voidaan kytkeä sisäverkkoon, jolloin kaikki tietoliikenne pysyy organisaation omissa verkoissa ja palomuureissa. Sisältöjen näkyvyyttä hallitaan näyttö- ja sijaintikohtaisesti, jotta esimerkiksi tuotantodata näkyy vain niillä tuotannon näytöillä, joissa sitä tarvitaan. Näin minimoidaan sekä datan vuotamisen että inhimillisten virheiden mahdollisuus.
Automaattiset ohjelmistopäivitykset pitävät mediasoittimet, infonäytöt ja sovellukset ajan tasalla. IT:lle tämä tarkoittaa ennakoitavuutta: sovitut päivitysikkunat, testaus tarvittaessa ja selkeä versiohistoria. Kun järjestelmä muistuttaa enemmän tuttua pilvipalvelua kuin yksittäisten laitteiden manuaalista ylläpitoa, riskit ja työmäärä pienenevät.
Korkean tietoturvan varmistavat mm:
- SSL-suojatut yhteydet
- Automaattiset ohjelmistopäivitykset, jotka pitävät laitteet ajantasalla
- Käyttäjäroolit, SSO ja 2FA
- Euroopassa sijaitsevat pilvipalvelut ja datasäilöt
- Säännöllinen henkilöstön koulutus
- Mahdollisuus kytkeä laitteet sisäverkkoon, jolloin kaikki tietoliikenne pysyy organisaation omassa verkossa
Etähallinta ja keskitetty ylläpito
Etähallinta tarkoittaa käytännössä sitä, että järjestelmän kaikkia eri laitteita voidaan hallita mistä vain. Tämä mahdollistaa sen, että tietohallinnon vastuuhenkilöt voivat monitoroida ja hallita kaikkia laitteita yhdestä keskitetystä näkymästä. Keskitetty hallintanäkymä antaa ennen kaikkea kokonaiskuvan tilanteesta: mitä laitteita on verkossa, mitä ne toistavat ja missä kunnossa ne ovat. Vikatilanteissa reaaliaikainen valvonta auttaa löytämään syyn nopeasti – olipa kyse verkosta, laiteohjelmistosta tai sisällöstä. Lisäksi FirstView’n tekninen tuki on tietohallinnon apuna kaikissa ongelmatilanteissa.
Etähallinta mahdollistaa sekä ohjelmistopäivitykset että asetusten muutokset ilman fyysistä läsnäoloa. Tämä säästää resursseja ja aikaa, kun tietohallinto voi hallita koko järjestelmää yhdestä paikasta.
Lue blogista, miksi asiakkaamme luottavat meihin digitaalisen viestinnän ratkaisuissa
FirstView’n infonäytöt mahdollistavat Supercellin sisäisen ja ulkoisen viestinnän tueksi maailmanlaajuisesti.
Tutustu koko toteutukseen »
Energiatehokkuus ja virransäästön hallinta
Tänä päivänä kaikkien organisaatioiden on kiinnitettävä huomiota myös toimintansa ympäristövaikutuksiin. Digitaalisessa viestinnässä hiilijalanjälkeen vaikuttaa muunmuuassa laitteiden energiatehokkuus ja niiden käyttöajat. Vastuullisuus on myös IT-kysymys.
Näyttöjen käyttöaikojen optimointi sekä automaattiset käynnistys- ja sammutusajastukset vähentävät energiankulutusta ja pienentävät hiilijalanjälkeä. IT-osastolla tai tietohallinnolla on keskeinen rooli energiatehokkaiden ratkaisujen valinnassa ja käytön ohjauksessa. MediaCloudin etäohjauksen avulla näyttöjen käyttöaikoja voidaan säätää keskitetysti, pysyvästi tai vaikkapa kampanjan ajaksi. Näin voidaan varmistaa, että näytöt ovat päällä ja käytössä vain silloin, kun niitä tarvitaan. Kun toimisto on kiinni, eikä ketään ole paikalla, näytötkin voidaan ajastaa sammumaan työskentelyaikoijen mukaan. Pienet säädöt muuttuvat isoiksi säästöiksi, kun näyttöjä on kymmeniä tai satoja.
Lue lisää laitteiden valinnasta: Miksi perusTV ei taivu infonäytöksi »
Skaalautuvuus ja modulaarisuus
Tarpeet elävät,ja skaalautuvuus on jo standardi yritysten IT-ratkaisuissa. Siksi infonäyttöjärjestelmänkin tulee taipua sekä pieniin yhden toimipisteen toteutuksiin että monikansallisiin verkostoihin. FirstView’n arkkitehtuuri on modulaarinen: voit aloittaa olennaisimmista (esimerkiksi aulan ja tuotantotilojen näytöt), ja laajentaa myöhemmin vaikka neuvottelutilojen ovenpieliin, muihin työskentelytiloihin tai tuotannon mikro-oppimiseen kosketusnäytöillä. Skaalaus ei tarkoita uutta projektia, vaan moduulien lisäämistä samaan hallintamalliin.
Lue myös blogi, Miten mikro-oppiminen helpottaa osaamisen kehittämistä »
Hallintamalli, joka toimii arjessa
Tekniikka on helppo osa, ja käyttöön liittyvät pelisäännöt ratkaisevat projektin sujuvuuden. Suosittelemme selkeää mallia, jossa roolit ja vastuut nimetään etukäteen: IT määrittää verkko- ja tietoturvapolitiikan sekä laitehallinnan, viestintä omistaa sisällöt ja ajastukset, ja liiketoimintayksiköt tuottavat omat sisältönsä esimerkiksi brändipohjien avulla. Näin sisältö kulkee näytöille ilman, että IT:n tarvitsee olla osallisena sisällöntuotannossa.
Käyttöönoton malli tietohallinnolle:
- Esiselvitys: tunnistetaan kohteet, datalähteet ja integraatiotarpeet
- Pilotti: rajattu joukko näyttöjä ja sisältöjä, jolloin hallintamalli ja tietoturvapolut testataan käytännössä
- Tietoturvaka: varmistetaan verkkoasetukset, käyttäjäoikeudet ja päivityskäytännöt
- Sisällöntuotanto: brändipohjat MediaCloudiin ja sisällöntuotannon roolit kuntoon.
- Laajennus: rullaava käyttöönotto toimipiste kerrallaan, mittarit näkyviin.
Mittareiksi kannattaa valita sekä teknisiä että viestinnällisiä indikaattoreita: laitteiden käytettävyys, tukipyyntöjen määrä, ajantasaisena pysyvien sisältöjen osuus sekä esimerkiksi tuotannon KPI-näyttöjen tehokkuus.
Mitä IT:n kannattaa kysyä hankintavaiheessa?
Hankinta on helppo voittaa paperilla, mutta käytännössä arki ratkaisee. IT:n näkökulmasta olennaista on varmistaa, että järjestelmä:
- Mahdollistaa keskitetyn etähallinnan ja automaattiset päivitykset
- Tarjoaa roolipohjaiset käyttöoikeudet ja kaksivaiheisen tunnistautumisen
- Tukee integraatioita olemassa oleviin järjestelmiin
- Pitää datan Euroopassa ja liikenteen salattuna
- Skaalautuu toimipisteiden ja näyttöjen kasvaessa ilman lisäprojekteja
Kun nämä ovat kunnossa, viestintä voi keskittyä sisältöön – ja IT voi nukkua yönsä rauhassa.
Moderni infonäyttöjärjestelmä keventää IT:n arkea
Hyvä infonäyttöjärjestelmä toimii osana yrityksen IT-infraa, eikä aiheuta käyttöönotossa tai arjessa suurta ylimääräistä lisätyötä tietohallinnolle. Kun integraatiot tuovat ajantasaisen tiedon näytöille, käyttöoikeudet ja roolit ovat kunnossa, päivitykset rullaavat hallitusti ja etähallinta antaa näkyvyyden tilanteeseen, infonäyttöviestintä tukee tiedonkulkua, tehostaa työskentelyä ja tuo arvoa koko organisaatiolle.
Helppo käyttöönotto ja tietoturvallinen hallinta, sekä vaivaton skaalaaminen toiminnan kasvaessa ovat kriittisiä valintakriteerejä infonäyttöjärjestelmälle, kun kysytään IT:n mielipidettä. Firstviewn järjestelmä vastaa näihin kaikkiin käytännön tarpeisiin. Jos teillä on tarve päivittää infonäyttöviestintä nykypäivään – turvallisesti, skaalautuvasti ja hallitusti – jutellaan. FirstView’n tiimi auttaa pilotista valtakunnalliseen laajennukseen.
