Yritykset hukkaavat valtavasti aikaa ja rahaa tehottomaan sisäiseen viestintään. Tutkimusten mukaan työntekijä voi menettää jopa yli 35 työpäivää vuodessa selvittäessään puutteellisesti jaetun tiedon aiheuttamia epäselvyyksiä. Se näkyy suoraan tuottavuudessa, motivaation laskuna ja päätöksenteon hitautena. Silti moni organisaatio yrittää edelleen johtaa arkea sähköpostiketjuilla, intran uutisilla ja kuukausiraporteilla. Tieto on kyllä olemassa mutta se ei näy siellä, missä työ oikeasti tapahtuu.
Yksi tehokkaimmista tavoista tehostaa sisäistä viestintää on tuoda tärkeä tieto näkyväksi yhteisiin tiloihin. Power BI infonäytöillä tuo reaaliaikaiset tiedot, mittarit ja hälytykset osaksi työyhteisön arkea ilman, että kenenkään tarvitsee erikseen mennä katsomaan raporttia.
Mikä Power BI on – ja miksi se kannattaa tuoda infonäytöille?
Power BI on Microsoftin kehittämä työkalu, jolla yritykset voivat kerätä, yhdistää ja visualisoida dataa helposti ymmärrettävään muotoon. Sen avulla luodaan raportteja ja mittaristoja, jotka näyttävät yrityksen tilanteen lähes reaaliajassa:
- Myyntiluvut, tilauskannat ja toimitusvarmuus
- Tuotannon läpimenoajat ja häiriöt
- Asiakaspalautteet ja NPS
- Henkilöstöön liittyvät mittarit, kuten poissaolot tai turvallisuushavainnot
Kaikki tämä sisältö on mahdollista viedä suoraan infonäytölle. Kun data tuodaan näkyväksi yhteisille näytöille tuotantotiloihin, taukotiloihin, logistiikkaan, asiakaspalveluun tai toimiston käytäville, siitä tulee aidosti osa jokapäiväistä tekemistä, ei pelkkä raportti, jonka joku joskus avaa.
Reaaliaikaisesta näkyvästä datasta on tulossa sisäisen viestinnän uusi kivijalka
Perinteinen sisäinen viestintä toimii vedä-mallilla: työntekijän pitää itse etsiä tietoa intrasta, sähköposteista, raporttipinoista tai eri sovelluksista. Tämä vie aikaa, kuormittaa ja aiheuttaa epävarmuutta. Moni jättääkin etsimättä ja tekee parhaansa arvailun perusteella.
Power BI infonäytöillä puolestaan työntää tiedon näkyville oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan. Eli siis käytännössä suoraan työntekijän silmien eteen ilman, että hänen täytyy itse alkaa etsiä tietoa. Tällöin datasta tulee aidosti helposti saatavaa, sillä tietoa ei tarvitse avata erikseen omilta raporteilta tai sovelluksista, vaan se näkyy siellä, missä ihmiset muutenkin liikkuvat ja tekevät työtään.
Samalla tieto pysyy ajantasaisena, koska tilannekuva päivittyy automaattisesti ilman manuaalisia päivityksiä tai kuukausittain vaihdettavia PowerPoint-kuvakaappauksia. Data on myös yhteistä, kun kaikki näkevät saman näkymän samaan aikaan – tämä vähentää spekulointia, eri versioita totuudesta ja ”minun Excelissäni lukee näin” -keskusteluja.
Lisäksi tieto muuttuu toimintaa ohjaavaksi. Kun mittari menee punaiselle tai jokin poikkeama ilmestyy näkymään, siihen voidaan reagoida heti, ei vasta ensi viikolla tai seuraavassa kuukausipalaverissa. Tutkimusten mukaan organisaatiot, jotka panostavat datan näkyvyyteen, ovat selvästi kannattavampia ja asiakasuskollisempia. Ero syntyy pienistä, toistuvista päätöksistä, joissa tieto on koko ajan läsnä.
Lue myös: 5 vinkkiä yrityskulttuurin ja työntekijäkokemuksen kehittämiseen »
Sisäinen viestintä on kriisissä – näkyvä data korjaa suuntaa
Laajat tutkimukset osoittavat ison kuilun johdon ja henkilöstön kokemusten välillä:
- 80 % johtajista uskoo, että sisäinen viestintä on selkeää
- Vain noin puolet työntekijöistä on samaa mieltä
- Murto-osa työntekijöistä kokee olevansa täysin linjassa yrityksen tavoitteiden kanssa
Puutteellinen viestintä aiheuttaa yrityksille merkittävän tuottavuustappion työntekijää kohden vuodessa. Samaan aikaan yli 70 % työntekijöistä kertoo, että selkeä ymmärrys yrityksen tavoitteista lisää heidän motivaatiotaan, tuottavuuttaan ja sitoutumistaan.
Kun keskeiset viestit, tavoitteet ja mittarit näkyvät jatkuvasti, eivätkä vain kuukausipalavereissa, intrauutisissa tai esimiehen puheissa, organisaatioon syntyy yhteinen ymmärrys. Se tukee parempaa päätöksentekoa, vähentää “pimeässä tekemistä” ja vahvistaa toimintakulttuuria.
Näin näkyvä data vahvistaa sisäistä viestintää arjessa
Kun tärkeimmät mittarit, varoitukset ja edistymiset näkyvät reaaliaikaisesti, yrityksellä on jatkuva tilannekuva siitä, missä mennään. Väärinkäsitykset ja epäselvät tulkinnat vähenevät, kun sekä johto että työntekijät näkevät samat luvut samaan aikaan. Samalla turha raportointi vähenee tai jopa poistuu kokonaan, koska tieto on koko ajan kaikkien nähtävillä.
Tämä näkyy konkreettisesti myös eri ympäristöissä.
- Tuotannossa ja logistiikassa infonäytöillä näkyvät esimerkiksi tehokkuus, jonot, täyttöasteet, hälytykset ja turvallisuusviestit.
→ Vuorot pystyvät reagoimaan viiveettä - Asiakaspalvelussa ja myymälöissä voidaan näyttää palvelutaso, jonotusajat, asiakaspalautteet ja kampanjoiden tulokset.
→ Asiakaslupaukset pysyvät paremmin - Toimisto- ja asiantuntijaympäristöissä näkyvä data kertoo esimerkiksi projektien etenemisestä, myynnin tavoitteista ja strategisista mittareista.
Reaaliaikaiset näytöt auttavat tekemään nopeita mikro-päätöksiä. Resursseja voidaan siirtää, prosesseja korjata ja priorisointeja tarkentaa juuri silloin, kun tarve syntyy. Samalla työntekijät näkevät konkreettisesti oman työnsä vaikutuksen tuloksiin. Tämä lisää motivaatiota sekä sitoutumista, ja voi monissa tapauksissa olla jopa palkkaa merkittävämpi kannustin. Kun yrityksen tavoitteet, asiakaspalaute, onnistumiset ja riskit ovat avoimesti kaikkien nähtävillä, organisaation läpinäkyvyys kasvaa. Luottamus vahvistuu, ja “me vastaan ne” -asetelma vaihtuu “me yhdessä” -malliin.
Lue lisää Tuotannonohjauksen ratkaisuista »
Lue myös blogi, Miten infonäytöt voivat parantaa sisäistä viestintää »
Mitä tuloksia organisaatio voi odottaa?
Kansainväliset tutkimukset ja käytännön asiakasesimerkit osoittavat, että näkyvä ja reaaliaikainen data tuottaa organisaatioissa selvästi mitattavia tuloksia. Tuottavuus paranee tyypillisesti useita prosentteja, kun tiimit näkevät ongelmat heti niiden ilmetessä ja pystyvät korjaamaan tilanteen viiveettä. Samalla työvoimakustannukset alenevat, koska työvuorosuunnittelu ja resurssien kohdentaminen perustuvat ajantasaiseen tietoon.
Myös palvelutaso kehittyy, kun priorisointi on selkeää ja näkyvät hälytykset auttavat pitämään kiinni sovituista SLA-tasoista. Lisäksi johtaminen tehostuu, koska johdon ei tarvitse käyttää aikaansa ongelmien metsästämiseen eri järjestelmistä tai raporteista; tilannekuva on koko ajan näkyvillä, jolloin aikaa jää enemmän päätöksentekoon ja kehittämiseen. Samalla työssä koettu merkityksellisyys vahvistuu. Kun työntekijät ymmärtävät paremmin, miten oma työ vaikuttaa organisaation tavoitteisiin, he kokevat tekemisensä tärkeämmäksi – ja se näkyy sekä tuloksissa että henkilöstökokemuksessa.
Näin pääset liikkeelle ilman jätti-investointeja
Hyvä uutinen: sisäisen viestinnän tehostamista visuaalisilla näytöillä ei tarvitse aloittaa kalliilla ja monimutkaisella projektilla. Jo yksi hyvin suunniteltu Power BI -dashboard ja pari diginäyttöä riittävät, jotta vaikutuksia voidaan mitata käytännössä.
Muutama käytännön vinkki:
1. Valitse kriittiset KPI:t
Aloita mittareista, joilla on oikeasti merkitystä. Kysy jokaisen luvun kohdalla: mitä teemme eri tavalla, jos tämä menee punaiselle? Jos vastausta ei löydy, mittari ei ehkä kuulu etunäytölle.
2. Suunnittele visuaalisuus näytölle, ei raportille
Infonäytöllä ei lueta pieniä taulukoita. Dashboardin tulee olla visuaalinen, selkeä ja nopeasti hahmotettava. Värikoodit, yksinkertaiset graafit ja selkeät otsikot voittavat monimutkaiset raporttipohjat.
3. Yhdistä data muuhun sisäiseen viestintään:
Näytöllä ei tarvitse näyttää pelkkää dataa. Mittareiden rinnalla voidaan tuoda:
- Ajankohtaiset uutiset ja tiedotteet
- Onnistumiset ja tunnustukset
- Turvallisuus- ja hyvinvointiviestintä
- Tulevat tapahtumat ja kampanjat
Näin dashboard ei ole vain “mittariseinä”, vaan osa elävää sisäistä viestintää!
4. Seuraa vaikutuksia ja kehitä
Tarkkaile, mitä muuttuu: nopeutuuko reagointi, vähenevätkö virheet, pysyvätkö tavoitteet paremmin mielessä? Kysy myös henkilöstöltä, mitä he haluaisivat nähdä näytöillä – usein parhaat ideat tulevat arjessa työskenteleviltä.
Jos haluat sparrausta, suunnitteluapua tai toteutusta infonäytöille ja Power BI -dashboardeille, me autamme mielellämme. Ota meihin yhteyttä, niin rakennetaan yhdessä sisäinen viestintä, joka näkyy, kuuluu ja ennen kaikkea vaikuttaa.
