Maailma muuttuu ennennäkemätöntä vauhtia ja yritysten viestintäkanavat siinä samassa. Erityisesti yritysten sisäisessä viestinnässä on otettu käyttöön digitaalisia ratkaisuja helpottamaan ja tehostamaan arkea. Käytössä ovat intranetit, sähköposti sekä lukematon määrä erilaisia pikaviestimiä.
Silti monilla työpaikoilla sisäisen viestinnän työkalut ovat jääneet vähemmälle huomiolle. Työntekijöille saatetaan viestiä ilmoitustaululle kiinnitettävillä lippulapuilla, vaikka ulkoinen viestintä ja markkinointi on huippuunsa hiottua.
Samalla kulmahuoneissa murehditaan asiakaskokemusta, vaikka hyvä asiakaspalvelu alkaa työntekijöiden hyvinvoinnista. Eikä hyvinvointi todellakaan tarkoita rajatonta määrää cokista taukotilan jääkaapissa.
Haluatko lukemisen sijaan nähdä, miten sisäinen viestintä toteutetaan modernilla ja tyylikkäällä tavalla?
Hyvästit sekavalle viestinnälle
Sisäisen viestinnän pitää tietenkin olla työntekijälle mahdollisimman helppoa. Jotta viesti tavoittaa oikeat henkilöt oikeaan aikaan, on yrityksessä mietittävä mitä kanavaa käytetään. Tehtaalla tai varastossa kaikilla työntekijöillä ei välttämättä ole lainkaan sähköpostia tai pääsyä intraan.
Tieto ei tavoita jokaista työntekijää tasapuolisesti, jos tärkeitä keskusteluja käydään käytävillä ja kahvihuoneessa. Kun tieto ei kulje riittävästi virallisia kanavia pitkin, huhupuheet kyllä täyttävät tyhjiön.
Perinteisen ilmoitustaulun suurin ongelma on, että se ei pysy ajantasaisena eikä henkilökunta tiedä mikä on ajankohtaista. Jos koko työyhteisöä koskevat viestit ilmestyvät ilmoitustaululle toisensa perään, hukkuvat tärkeät tiedotteet lapputulvaan.
Miksi sisäinen viestintä on niin tärkeää?
Koska koko yrityksen suorituskyky on loppujen lopuksi kiinni henkilöstöstä, on sen tehokkuudesta ja kyvykkyydestä pidettävä huolta. Sisäisen viestinnän toimivuudella on vaikutusta niin työnantajakuvan rakentamiseen kuin yleiseen työhyvinvointiin. Kun tiedetään se, mikä pitääkin tietää, pystyy henkilöstö tekemään työnsä hyvin.
Parhaimmillaan toimiva sisäinen viestintä sitouttaa ja motivoi henkilöstöä. Tosin varoituksen sana: jos oikein hurjasti panostaa omiin työntekijöihinsä ja sisäiseen viestintään, saattaa yhteisöllisyys kasvaa kohisten ja yhtäkkiä huomaa harkitsevansa ajanviettoa kollegoiden kanssa myös vapaa-ajalla 😬
Digitaaliset infonäytöt ovat 2020-luvun ratkaisu yritysten sisäisen viestinnän parantamiseen. Reaaliajassa päivitetty digitaalinen viestintäkanava varmistaa yrityksen sisäisen tiedon kulkemisen. Työntekijät vilkaisevat infonäytöltä ajankohtaiset, itselleen tärkeät asiat, ja tieto kulkee läpi koko yrityksen juuri silloin kuin pitääkin.
Milloin sisäinen viestintä kannattaa hoitaa infonäytöillä?
Työntekijöiden tyytyväisyyden ja tehokkuuden vuoksi on tärkeää viedä viesti sinne missä se nähdään. Digitaalisia näyttöjä voidaan sijoitella juuri sinne, missä työntekijät liikkuvat kuten auloihin, taukotiloihin ja suoraan kunkin osaston tiloihin. (Siksi infonäyttöjen sijoituspaikoilla on väliä ja asiantunteva kumppani osaa katsoa näytöille sopivat paikat.)
Infonäytöiltä työntekijät voivat tarkistaa esimerkiksi työlistat, tulostavoitteet tai ajankohtaiset tapahtumat sen sijaan, että käyvät niitä keneltäkään kysymässä tai käyttävät aikaa tiedon hakemiseen. Viesti ei katkaise työntekoa ja infotauluille on nostettu vain oikeasti tärkeät asiat.
Infonäyttö on hyvä yrityksen sisäisen viestinnän kanava etenkin, jos toimipisteitä on useita. Kaikkien toimipisteiden infonäyttöjen sisällöt päivitetään helposti parilla klikkauksella Internetin autta.
Etäpäivitettävien näyttöjen avulla voidaan viestiä olematta samassa tilassa ja vaikka ympäri maailmaa. Arki rullaa sujuvasti, kun voit joko ajastaa tiedotteet etukäteen tai päivittää sisältöjä lennosta käyttäen valmiita, yritysilmeenne mukaisia teksti- ja kuvapohjia.
Infonäytöt säästävät aikaa
Työpäivän kovassa vauhdissa harvalla on aikaa jäädä lukemaan ilmoitustaulun kymmeniä tiedotteita. Sähköposti taas on monilla työpaikoilla kanava, jota käytetään asiakkaiden kanssa. Jos päälle tulevat vielä yrityksen sisäiset sähköpostit, tärkeät viestit hukkuvat sähköpostitulvaan. Slackin ja muiden pikaviestinten jatkuvat keskeytykset taas katkaisevat työnteon ja vesittävät keskittymiskyvyn.
Infonäyttöjen käyttö yrityksen sisäisessä viestinnässä kasvaa jatkuvasti ihan puhtaasti sen takia, että sen on todettu parantavan yrityksen toimintaa.
Monissa jo näyttöihin siirtyneissä yrityksissä suurin tuotto tulee säästyneistä resursseista eli paremman viestinnän säästämästä ajasta.
Reaaliajassa päivittyvät tiedot ovat elintärkeitä etenkin silloin, kun henkilöstölle on nopeasti saatava tieto tulipalosta tai onnettomuudesta. Infonäyttöjen avulla voidaan välittää kiireelliset uutiset nopeasti koko yritykselle ennalta laadittujen pohjien avulla. Kriisitilanteessa tiedotteet saadaan suoraan näytöille muiden tiedotteiden ohi.
Vastuun jakaminen eli kuka niitä näyttöjä päivittää?
Infonäytöt varmistavat myös sen, että tietyt asiat tulee hoidetuksi – tuhlaamatta turhaan kenenkään aikaa. Perinteisen ilmoitustaulun päivittäminen on harvoin kenenkään vastuulla ja se on täysin paikkasidonnaista, joka hankaloittaa päivittämistä.
Tärkein muutos digitaaliseen näyttöviestintään siirtymisessä on tiedon reaaliaikainen kulkeminen läpi yrityksen ilman, että viestinnästä vastaavien työntekijöiden tarvitsee poistua työpisteiltään. Kun kuka tahansa voi päivittää infonäytölle sisältöä jopa kotisohvalta käsin, voidaan varmistaa, että viestit päätyvät näytölle juuri oikeaan aikaan.
Vastuu infonäyttöjen sisällöistä voi olla myös jaettu usemman työntekijän kesken. Esimerkiksi DB Schenkerillä sisältöä päivittää valtakunnallisesti viestintä & HR sekä paikallisesti terminaali- ja varastopäälliköt.
Entä jos kukaan ei ehdi päivittää infonäytöille sisältöä? Silloin näytöille voi tuoda sisältöä automaattisesti syötteiden ja integraatioiden avulla. Näyttöihin liitettävät integraatiot, kuten Slackin tuominen näytöille, osallistaa koko työyhteisön viestimään. Näin ollen jokaisella on mahdollisuus luoda sisältöä kaikkien nähtäville.
Eikä kaiken infonäytöille julkaistavan sisällön tarvitse olla tylsää. Parhaiten infonäytöt pitävät mielenkiintoa yllä, kun seassa on säännöllisesti jotain uutta tai yllättävää. Huonot sisällöt saa kyllä äkkiä piilotettua, jos alkaa kaduttaa.
Älä enää tuhlaa nuppineuloja
Ei ole kenenkään edun mukaista, että työntekijät kulkevat hämmentyneinä, kun viestin voisi saada helposti perille esimerkiksi kahvitilaan asetettavan infonäytön avulla. Kun sisällöt on mietitty infonäytöille sopiviksi, tarvittavan toiston ja rotaation avulla viestiä ei voi välttää, vaan jossain vaiheessa päivää se väkisinkin osuu silmään.
Kun viestinvälittäjä vielä määrittelee sisällön keston, näkyvyyden ja toistuvuuden itse, eivät vanhentuneet tiedotteet jää kummittelemaan näytöille. Melko vallankumouksellista, vai mitä?
Jos siis teilläkin tulvii sähköpostilaatikot viestejä ja ilmoitustaulun liput ja laput ovat vaihtamatta, autamme mielellämme sisäisen viestinnän päivittämisessä nykyaikaan.
