Kokoushuoneita ei yleensä ole liian vähän. Niitä käytetään vain tehottomasti.
Lähes jokaisella toimistolla tunnistetaan sama ilmiö: kalenterin mukaan kaikki huoneet ovat varattuja, mutta käytävällä kulkiessa osa niistä näyttää tyhjiltä. Kokoukset päättyvät etuajassa, varauksia unohdetaan perua ja vapaita tiloja etsitään turhaan. Samaan aikaan organisaatiot pohtivat, miten toimitiloja voitaisiin käyttää tehokkaammin ja tarjota parempi työntekijäkokemus hybridityön aikakaudella.
Hybridityö on muuttanut toimistoja pysyvästi. Ihmiset liikkuvat enemmän eri toimipisteiden välillä, työpäivät vaihtelevat etä- ja lähityön välillä ja kokoustilojen käyttö painottuu tiettyihin viikonpäiviin. Tilojen hallinta ei enää ole pelkästään kalenterivarauksia, vaan osa toimivan työympäristön suunnittelua.
Digitaalinen ovenpielinäyttö tuo tilojen varaustiedot näkyviin juuri sinne, missä niitä tarvitaan – kokoustilan ovelle. Samalla se mahdollistaa varausten tekemisen, muuttamisen ja vapauttamisen reaaliajassa ilman ylimääräisiä sovelluksia tai kirjautumisia.
Tässä blogissa käymme läpi seitsemän konkreettista tapaa, joilla digitaalinen ovenpielinäyttö ja koontinäytöt tehostavat tilojen käyttöä modernissa toimistoympäristössä.
1. Vapaa huone löytyy jo yhdellä vilkaisulla
Tyypillisesti vapaata kokoustilaa etsitään kalenterista tai kiertämällä käytävillä. Kalenteri kertoo yhden asian, mutta todellisuus voi olla toinen. Huone näyttää tyhjältä, vaikka se on merkitty varatuksi. Tai tila vaikuttaa vapaalta, mutta seuraava kokous alkaa muutaman minuutin päästä.
Digitaalinen ovenpielinäyttö poistaa arvailun. Tilan varaustilanne näkyy selkeästi jo käytävältä. Vihreä väri kertoo, että huone on vapaa, punainen että tila on käytössä tai varattu.
Käyttäjä näkee yhdellä silmäyksellä, voiko huoneen ottaa käyttöön vai kannattaako jatkaa seuraavalle ovelle. Tämä säästää aikaa ja vähentää turhautumista etenkin kiireisissä työpäivissä.
2. Kokoustilan pikavaraus onnistuu suoraan näytöltä
Monessa organisaatiossa nopea kokous muuttuu yllättävän hitaaksi prosessiksi. Ensin avataan kalenteri tai varausjärjestelmä, etsitään vapaa tila, valitaan aika ja vahvistetaan varaus. Interaktiivinen ovenpielinäyttö tekee saman muutamassa sekunnissa.
Jos tila on vapaa, käyttäjä voi tehdä varauksen suoraan näytöltä. Kokoukselle voidaan valita esimerkiksi 15 minuutin, 30 minuutin tai tunnin kesto ilman kirjautumista tai erillisiä tunnuksia.
3. Tila vapautuu heti, kun kokous päättyy
Yksi toimistojen suurimmista näkymättömistä ongelmista on käyttämätön varausaika. Kokous päättyy suunniteltua aikaisemmin, mutta huone pysyy varattuna vielä pitkään kalenterissa. Tänä aikana tila näkyy muille käyttäjille varattuna, vaikka se olisi todellisuudessa täysin vapaa.
Digitaalisen ovenpielinäytön vapautustoiminnolla käyttäjä voi päättää varauksen heti kokouksen päättyessä. Tieto päivittyy reaaliaikaisesti sekä kalenteriin että näytöille, jolloin seuraava käyttäjä voi hyödyntää vapautuneen ajan välittömästi.
Pieneltä kuulostava ominaisuus voi merkittävästi kasvattaa kokoustilojen todellista käyttöastetta.
4. Kalenteri ja ovenpielinäyttö pysyvät automaattisesti synkassa
Tilavarausnäyttöjen vanha kipupiste on yksisuuntaisuus: kalenterissa tehty varaus näkyy näytöllä, mutta näytöllä tehty muutos ei näy kalenterissa.
Modernit ratkaisut integroituvat suoraan olemassa oleviin kalenteriympäristöihin. FirstDoor tukee esimerkiksi Microsoft 365-, Exchange- ja Google Workspace -ympäristöjä, jolloin kaikki muutokset päivittyvät automaattisesti molempiin suuntiin.
Kalenterissa tehty varaus näkyy heti ovenpielinäytöllä. Vastaavasti näytöltä tehty pikavaraus tai vapautus päivittyy välittömästi kalenteriin. Samoin kalenterista peruutus vapauttaa ovenpielinäytön tilan taas vihreäksi.
Koska FirstDoor toimii osana MediaCloud-sisällönhallintajärjestelmää, myös ovenpielinäyttöjen hallinta tapahtuu samasta ympäristöstä kuin organisaation muutkin digitaaliset näytöt.
5. Tilatehokkuus paranee hybridityön ruuhkahuipuissa
Monilla työpaikoilla toimisto täyttyy erityisesti tiistaisin, keskiviikkoisin ja torstaisin. Samoina päivinä myös kokoustilojen kysyntä kasvaa voimakkaasti. Usein ongelmana ei kuitenkaan ole kokoustilojen määrä vaan niiden käytön tehottomuus. Varauksia jää voimaan turhaan, tiloja käytetään eri tavalla kuin on suunniteltu ja vapaita huoneita on vaikea löytää.
Kun varaustiedot päivittyvät reaaliajassa ja tilat voidaan vapauttaa heti käytön jälkeen, sama kokoustilakapasiteetti palvelee useampia käyttäjiä päivän aikana. Ovenpielinäytöt lisäävät tilavarausekosysteemin tehokkuutta, mutta ne toimivat varausjärjestelmänä myös erikseen.
Tämä voi vähentää tarvetta lisätiloille ja auttaa hyödyntämään olemassa olevia neliöitä tehokkaammin.
6. Kaikkien tilojen tilanne näkyy yhdellä näytöllä
Kun organisaatiossa on useita kerroksia tai kymmeniä kokoustiloja, yksittäiset ovenpielinäytöt eivät aina riitä. Näissä tilanteissa koontinäytöt tuovat koko tilakokonaisuuden näkyväksi yhdellä silmäyksellä.
Aulaan, kerrosaulaan tai yhteisiin tiloihin sijoitettu näyttö voi näyttää kaikkien kokoustilojen reaaliaikaisen varaustilanteen samassa näkymässä. Työntekijä näkee nopeasti, missä on vapaita huoneita ja kuinka pitkään ne ovat käytettävissä.
Koontinäytöt helpottavat erityisesti vierailijoiden, satunnaisten toimistokäyttäjien ja suurten toimistojen arkea. Samalla ne vähentävät turhaa kiertelyä ja nopeuttavat oikean tilan löytämistä.
Koska näkymät rakennetaan MediaCloudiin, samaan näyttöön voidaan yhdistää myös muuta kiinteistöviestintää, kuten tapahtumatietoja, vierasohjausta, turvallisuusviestejä tai yrityksen sisäistä viestintää.
Lue lisää blogista: Kiinteistön digitaalinen viestintä vahvistaa kävijäkokemusta »
7. Brändätty ovenpielinäyttö tukee yrityksen ilmettä
Monet tilavarausnäytöt näyttävät siltä kuin ne kuuluisivat järjestelmätoimittajalle, eivät yritykselle, jonka tiloissa ne sijaitsevat. Todellisuudessa kokoushuoneen ovi on yksi ensimmäisistä asioista, jonka vierailija kohtaa vierailunsa aikana.
FirstDoor voidaan mukauttaa organisaation visuaalisen ilmeen mukaisesti. Yrityksen värit, logot, fontit ja taustakuvat tekevät käyttökokemuksesta yhtenäisen osan muuta työympäristöä.
Lopputuloksena teknologia sulautuu osaksi brändiä sen sijaan, että se näyttäisi irralliselta järjestelmältä.
Lue myös, miten digitaaliset näytöt ja äänimaisemointi yhdessä vaikuttavat kokemukseen »
Ovenpielinäyttö on osa älykästä työympäristöä
Digitaaliset ovenpielinäytöt ovat osa työympäristöjen digitalisaatiota, jossa tilojen käyttöä ohjataan reaaliaikaisen tiedon avulla. Kun kalenterit, tilavaraukset ja koontinäytöt yhdistyvät samaan kokonaisuuteen, sujuvuus näkyy heti arjessa. Työntekijöiden arki helpottuu, vierailijoiden kokemus paranee ja toimitilojen käyttö tehostuu.
Jos haluat nähdä, miten digitaalinen ovenpielinäyttö voisi tehostaa oman organisaatiosi tilankäyttöä, tutustu FirstDoor-ratkaisuun tai ota yhteyttä asiantuntijoihimme.
